Para una agencia de eventos, el vídeo es lo que queda cuando el evento termina: lo que el cliente enseña a su dirección, publica en redes y usa para la edición siguiente. Elegir bien al proveedor audiovisual es elegir cómo se va a recordar tu trabajo.
1. Que entienda la escaleta
Un buen proveedor pide la escaleta, identifica los momentos clave y planifica las posiciones de cámara y el sonido con producción. Si no pregunta por la escaleta, no va a estar donde tiene que estar.
2. Entregables claros desde el presupuesto
- Aftermovie: duración y número de versiones.
- Piezas para redes: cuántas, en qué formato (vertical, cuadrado, horizontal) y cuándo.
- Entrevistas y testimonios.
- Ponencias completas, si el cliente las necesita.
- Material en bruto: si se entrega y en qué condiciones.
3. Plazos que se puedan cumplir
El cliente quiere contenido mientras el evento sigue vivo. Pregunta si el proveedor puede montar piezas para redes durante el propio evento y en cuántos días entrega el aftermovie, y que quede por escrito.
4. Discreción en sala
Un equipo audiovisual mal dimensionado molesta a ponentes y asistentes. Pide equipos discretos, vestidos según el código del evento y coordinados con el resto de proveedores.
5. Marca blanca y confidencialidad
Si vas a presentar el contenido como propio, acuérdalo antes: el proveedor trabaja bajo tu marca, no contacta con tu cliente y firma confidencialidad.
6. Cómo se presupuesta
La cobertura de un evento se presupuesta por horas de rodaje, tamaño del equipo, piezas a entregar, plazos y desplazamientos. Con la escaleta y los entregables, cualquier productora seria puede darte un precio cerrado.
Lista rápida: escaleta, entregables por escrito, plazos cerrados, piezas en el mismo día, equipo discreto, marca blanca si la necesitas y presupuesto cerrado.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir la cobertura audiovisual de un evento?
Como mínimo, el rodaje de los momentos clave, un aftermovie y piezas para redes. Según el evento, también entrevistas, ponencias completas y contenido montado durante el propio evento.
¿Qué es trabajar en marca blanca con una productora audiovisual?
Que la productora trabaja bajo la marca de la agencia de eventos, no contacta directamente con el cliente final y mantiene la confidencialidad del proyecto.